Почему тайм-менеджмент не всегда работает

 (2)

Почему тайм-менеджмент не всегда работает
Panthermedia / Scanpix

Не успела организовать мероприятие? Заказать вовремя сувенирную продукцию, расходные материалы? Сдать отчет? Сделать уборку до возвращения детей из школы?

Когда мы недовольны своими результатами (и не только в работе), то первым делом думаем: “Мне не хватило времени! Надо его лучше планировать”. И совсем не учитываем другие факторы, без которых тайм-менеджмент совершенно бесполезен, пишет lady.mail.ru.

Главный из них — “мыслетопливо”, то есть ресурсы, позволяющие твоему мозгу эффективно решать задачи.

Об этом феномене рассказывает консультант по личной эффективности Максим Дорофеев в своей книге “Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо” (изд. Манн, Иванов и Фербер).

“Конечно, нередко нам кажется, что заканчивается именно время, но на поверку это оказывается следствием опустошения бачка с мыслетопливом, как результат мы начинаем “тупить” и испытывать затруднения даже с элементарными вещами, делая их во много раз дольше обычного”, — пишет Дорофеев.

Читайте также:

И предлагает несколько путей сохранить “мыслетопливо”, чтобы повысить свою продуктивность.

Разгружать рабочую память

Многие склонны держать в голове несколько текущих задач: “купить молока”, “перезвонить Коле”, “погладить блузку”, “внести квартплату” и так далее. Проблема в том, что незаконченные дела занимают ум, постоянно напоминая о себе, то и дело всплывая в памяти, и “съедают” мыслетопливо.

Задача — выгрузить их. Многие это делают, составляя списки дел. Неплохо, когда они “вынесены” из головы наружу — на лист бумаги. Еще лучше, когда они вынесены все полностью.

Поэтому вечером, в конце дня, стоит сесть поудобнее, закрыть глаза и прокрутить все события дня в обратном хронологическом порядке. Память выдаст те невыполненные дела, которые ты забыла записать. Дополни список.

Важно организовать внешнее хранилище. Им может стать смартфон, компьютер блокнот, планшет. Главное — чтобы постоянно был под глазами, чтобы с ним было удобно поработать в любой удобный момент.

“Переваривать” список дел

Все дела из списка Дорофеев советует разбить на 4 вида:

1. Задачи (понятные действия, которые можно сразу выполнить)
2. Проекты или дела (большие куски активностей где надо подумать, прежде чем их выполнять).
3. Информация (знания, которые не призывают к действиям, но могут быть востребованы в процессе выполнения задачи).
4. Встречи.

С каждым из этих видов дел стоит работать особым образом. Как — расскажем ниже.

Правильно формулировать задачи

Задача должна быть сформулирована максимально конкретно. Часто, мы делаем очень расплывчатые пометки, которые совершенно не помогают сдвинуть дело с мертвой точки: “встреча в понедельник”, “Миша счетчики”, “Оля договор”. Задача висит, не находит решения, отнимает мыслетопливо.

“Задача “Вылечить зуб” прокрастинировалась около года, но стоило ей превратиться в “Зайти в HR и взять продленную страховку”, как дело сдвинулось с мертвой точки. Задача “Сдать отчет по командировке” через три месяца откладывания на потом превратилась в “Поискать дома в желтом рюкзаке чек за оплату гостиницы”, сдвинулась и решилась через два дня”, — приводит примеры Максим Дорофеев.

Сразу представлять результат проекта

На что это будет похоже? Что вы будете чувствовать? Что будете делать с этим дальше?

Затем Дорофеев рекомендует вычислить ближайшую задачу проекта, записать ее в список и выполнить. И так, постепенно, по задаче, спланировать и завершить его.

Объединять

С “информацией” работать немного сложнее, потому что ее сложно классифицировать: нет четких критериев. Плюс, она постоянно меняется.

Дорофеев рекомендует задать себе два вопроса:
— Когда (при каких условиях) этот кусочек мне понадобится?
— Где я, скорее всего, буду его искать в этот момент?

“Как правило, информация имеет смысл лишь в рамках какого-то контекста, например, что-то важно только в рамках определенной задачи (ссылка на товар, который надо заказать в интернет-магазине), что-то имеет смысл лишь в рамках выполнения какого-то проекта (контакты заказчика, список членов проектной команды, план на ближайший квартал), бывает информация, которая в принципе важна в масштабах всей вашей работы, жизни, и так далее”, — пишет Дорофеев.

Поэтому старайся информацию помещать в так называемую зону видимости — поблизости от задач и проектов, к которым она относится.

Интересно, что категорию “встречи” автор метода относит тоже к типу “информация”. Если что-то помечено в календаре, это не значит, что надо о чем-то подумать или что-то сделать.

“Это просто свидетельство того, что вот этот кусочек своей жизни я решил посвятить вот этому мероприятию, проходящему в такое-то время в таком-то месте”.

Выгрузив это все из головы, ты сэкономишь кучу усилий. Правда, сначала нужно будет потратить время на организацию этого процесса, зато потом жить и планировать станет намного легче.

Оставить комментарий
либо комментировать анонимно
Публикуя комментарий, вы соглашаетесь с правилами
Транслит
Читать комментарии Читать комментарии